האם זכיתם לרכוש ידע מקצועי המסייע לכם להתמודד עם עומס המשימות מול המנהלים שלכם יחד עם המשימות שלכם ומשימות הניהול שלכם מול העובדים? כיצד ניתן ליצור שיתוף פעולה במקום תחרות? כיצד להיות קשוב לעובדים ולצרכיהם למרות העומס והלחץ? כיצד להיות ממוקדים בנושאים החשובים ובלי לשכוח דבר? כיצד לפעול ברוגע מתוך שליטה במצב ולא בכיבוי שרפות מתמיד?

במאמר זה אתמקד במרכיב החשוב הראשון בהיכנסכם לתפקיד הניהול והוא תאום ציפיות והגדרת מטרות. לאחרונה פגשתי מנהלת משאבי אנוש בחברה שצמחה מחברת סטרטאפ לחברה של כ 1000 עובדים תוך זמן קצר. היא סיפרה לי בגאווה שהתרבות הארגונית שמאפיינת אותם היא שאין גבולות ברורים של תחומי אחריות כי העובדים הם ״ראש גדול״ ועובדים ללא גבולות אחריות ברורים מתוך רצון ומוטיבציה לתרום לארגון. תפיסה זו אופיינית לחברות סטרטאפ מתחילות אולם אינה יכולה להצליח לאורך זמן ובוודאי לא בארגונים בינוניים או גדולים. בשיטה זו יש לצפות לסיטואציות של כפילויות, חיכוכים ועימותים ולעתים אנרגיות המושקעות בתחומים שוליים לחברה על חשבון תחומים מרכזיים.

מדוע זה חשוב? כמנהלים, גם אתם מחויבים לעמוד ביעדים מקצועיים מול המנהלים שלכם. לכל מנהל יש ציפיות מסוימות מהעובדים, גם אם לא תיקשר אותם בברור. אם כך, כיצד ניתן לעמוד בציפיות בלי לדעת מהן?

תאום צפיות בינכם לבין המנהל ובינכם לבין כל אחד מחברי הצוות מבטיח מיקוד אחיד וברור לעבר מטרות משותפות.  עושים זאת כך: 

תאום צפיות מול המנהל- עם כניסתכם לתפקיד הגדירו את תחומי האחריות שלכם מול המנהל שלכם וכמו כן הגדירו מטרות בשיטת ה- SMART goals (ראו הסבר מפורט למטה)

תאום צפיות מול העובדים- חלקו את תחומי האחריות שהוגדרו מול המנהל בין העובדים בהתאם לכישוריהם והעדפותיהם ופרטו כל אחד למשימות בשיטת ה- SMART goals

SMART goals: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound

ובעברית:

הגדרה ברורה וחד משמעית של המשימה- לדוגמה, חיסכון בהוצאות של נסיעות לחול (לעומת הגדרה לא ספציפית: חיסכון בהוצאות) 

ריאליים או ניתנים לביצוע- למשל, גיוס עובד חדש לצוות בתנאי שקיים תקציב והחברה מסוגלת להתחרות על עובדים מתאימים.

מדידים- לדוגמה עלייה של 30% במכירות

נקובים בזמן- למשל המשימה תושלם עד תאריך מסויים

תואמים לדרישות הארגון- למשל גיוס מומחה בתחום אבטחת איכות תואם את האסטרטגיה של החברה לספק מוצרים באיכות גבוהה

יש לעדכן את המטרות במחצית השנה ולקבוע מטרות חדשות בסוף השנה לקראת השנה הבאה וכן הלאה.

מדידה בשיטה זו מאפשרת מעקב פשוט אחר ההתקדמות לקראת המטרות וקל לקבוע בסיום התקופה אם הושגו בהצלחה. העבודה מתנהלת בצורה יעילה, נחסכות אי הבנות, בזבוזי זמן, מתחים או תסכולים והסיכויים להצלחת הקבוצה עולים משמעותית.

במאמר הבא אציג את המרכיב השני להצלחה בתפקיד הניהול.

בהצלחה! ניתן להפנות אלי שאלות הבהרה ולקבל יעוץ מקצועי בהקשר זה.