חוסר הוודאות לגבי משימות חשובות שאולי שכחתי להשלים, החשש לסיים יום עבודה נוסף בתחושה שלא השלמתי את המשימות החשובות שתכננתי לאותו יום. אלו אתגרים שכיחים איתם מתמודדים אנשים רבים.
כיצד ניתן ליצור שיפור משמעותי בזמן קצר?

ראשית נגדיר מהם מרכיביה של כל משימה:
    • פעולה שיש לבצע (טלפון, כתיבת מסמך, הכנה לפגישה ועוד)
    • משך זמן ריאלי להשלמתה
    • תאריך יעד לסיום

2 טיפים:

>  טעות נפוצה היא תיוג של מידע שרוצים לשמור כמשימה. זה יוצר עומס מלאכותי של משימות ומאפיל על המשימות האמיתיות והחשובות שיש לבצע.
>  במידה ומשך הפעולה נמוך משתי דקות מומלץ להשלימה ולא לתייג אותה ברשימת המשימות

לאחר שסיננתם את רשימת המשימות הישנה שלכם למשימות אמיתיות ותיזמנתם אותן לפי תאריכי היעד שלהן תוך התחשבות בזמן הדרוש והמצוי בידכם להשלימן, ניתן לעבור לשלב הבא והוא:

שלבים בניהול יעיל של משימות:
• מטרות- האם המשימות תורמות למטרות המרכזיות שברצונך להשיג? אם לא, ראוי לבחון את נחיצותן.
• קטגוריות- במידה וישנן משימות דומות, רצוי לאחד אותן לקטגוריה אחת ולבצע אותן ברצף (טלפונים, אימיילים)
• זמן קבוע ביומן- הקדישו שני זמנים קבועים ביום לבדיקת המשימות שתוזמנו לאותו יום: בתחילת יום העבודה ובאמצעו. במידה ובחרתם להתמקד רק בחלק, תזמנו את השאר למועד אחר, כך שתהיו ממוקדים למשימות היום בלבד.
• משימה ארוכה במיוחד- במקרה זה הקצו מראש זמן ריאלי ביומן לביצוע המשימה כך שלא תתחייבו לפגישות שתמנענה ממכם להשלים את המשימה הארוכה בזמן.

ניראה פשוט? נסו במשך מספר שבועות ובידקו כיצד זה עובד עבורכם.

במידה והתקשיתם ליישם, אל תתייאשו- זה עדיין אפשרי. תהליך השינוי דורש הרגלים שלעתים זרים לנו כמו: משמעת עצמית ליישם את השלבים הנ"ל בצורה טכנית ולא טבעית בתחילה כדי להטמיע הרגלי עבודה חדשים ויעילים לאורך זמן, להיות מתוכננים יותר ופחות ספונטניים, לדעת להגיד "לא" לעתים כדי לשמור על המיקוד בחשוב. לצורך כך, נדרשות מיומנויות תקשורת בינאישית כדי להבטיח שקולגות ושותפים עסקיים אינם נפגעים או מפרשים אותנו בצורה מוטעית.

אם אתם מרגישים תקועים ומתקשים ליישם את השינוי בכוחות עצמכם, פנו לליווי מיקצועי המשלב אימון אישי בתהליך מובנה, תכליתי וממוקד מטרות. מיומנויות האימון מסייעות לזהות את היכולות והכישורים שבידכם כדי לחולל שינוי משמעותי.

לקוחות מעידים כי השיפור הוא דרמטי: כבר בשלבים ראשוניים של התהליך הם מנהלים פגישות יעילות וממוקדות יותר, מרגישים הקלה נפשית כתוצאה מהחזרת השליטה, מספיקים להשלים משימות רבות יותר בעבודה ובבית.

בהצלחה!