מכירים את התחושה של חוסר שליטה במידע שזורם אליכם: "שכחתי מה נאמר בפגישה ההיא..." או "שכחתי לבצע משימה חשובה כי ניקברה בתחתית תיבת האימיילים שלי..." או "שכחתי לומר ללקוח משהו חשוב", או "איפה רשמתי את סיכום הפגישה ההיא"...?

בעידן הדיגיטלי של היום זורם אלינו מידע רב ממיגוון מקורות: אימייל, הודעות SMS, WhatsApp, סיכומי פגישות, טלפונים, פורומים ועוד ועוד...
כיצד ניתן לנהל את המידע החשוב שנובע ממקורות אלו ואף לעקוב אחר משימות לביצוע, בלי ללכת לאיבוד?

ובכן, מספר טיפים שימושיים ופשוטים לביצוע:

בניית התשתית:

ביחרו מקום אחד ויחיד שבו תרכזו את המידע שחשוב לכם לשמור או לעקוב אחריו: מחברת או אפליקציה דיגיטלית במחשב לניהול מידע (כמו למשל: OneNote, Notes).

אם בחרתם כלי דיגיטלי, נהלו אותו לפי שתי היררכיות פשוטות:

1. צרו ספריה הממחישה את סיגנון העבודה שלכם. למשל: לקוחות, עובדים, פרוייקטים מרכזיים וכדומה.
2. בכל ספרייה צרו מחלקה: שמות הלקוחות, שמות העובדים או שמות הפרוייקטים.

ניהול שוטף:
בכל פעם שזורם אליכם מידע שחשוב לכם לשמור או לעקוב אחריו, העבירו אותו אל המקום המתאים בספרייה שיצרתם.
לצורך כך, השתדלו לקחת את הכלי איתכם (מחשב נייד / נייד או מחברת) כך שלא תאלצו להעביר מידע ממקום למקום.

תירגול והטמאה:
זהו שלב קריטי לשינוי אמיתי ובר קיימא. כדי להטמיע את שיטת הניהול החדשה של המידע, עליכם לתרגל את ההרגל החדש לאורך זמן.
במידה ומתעוררות שאלות או בעיות- אשמח לסייע.
במידה ושלב זה עבר בהצלחה- כל הכבוד! בבלוג הבא תוכלו לעבור לשלב הבא: שיטה פשוטה ויעילה לניהול משימות ולמעקב אחר ביצוען.

על כך בבלוג הבא שלי.

חג שמח ובהצלחה בעשיית סדר לקראתו!